El personal de tus eventos, repartido en minutos.
Klar recoge la disponibilidad de tu equipo, reparte camareros, montaje, barra y coches entre todos los eventos del día con los menos kilómetros posibles, y avisa a cada persona por WhatsApp.
Menos kilómetros pagadosMenos horas organizando
3 eventos · 71 personas
Solución óptimaCoches de ida
1.184 km en total- 10:52Sevilla → CarmonaConduce Lucía M.4/4
- 10:52Sevilla → CarmonaConduce Javier R.4/4
- 12:41Palma del Río → ÉcijaConduce Marta G.3/4
- 17:22Córdoba → MontillaConduce Andrés P.4/4
Cada semana, el cuadrante se hace a mano.
Preguntar, contar respuestas, cuadrar coches, avisar uno a uno. Y empezar otra vez cuando alguien falla.
Preguntar uno a uno
Cientos de mensajes en el grupo para saber quién puede el sábado, quién hace barra y quién lleva coche.
Cuadrar a mano
Un Excel que solo entiende quien lo hizo, con varios eventos el mismo día y gente de Sevilla, Córdoba o Palma del Río.
Rehacerlo cuando alguien falla
Una baja el jueves por la noche obliga a mover personas, coches y horarios, y a volver a avisar a todos.
De «¿quién puede el sábado?» a todos avisados, en cuatro pasos.
- 1
Tu equipo marca su disponibilidad
Compartes un enlace en vuestro grupo. Cada persona indica qué días puede, si hace montaje o barra y si lleva coche, desde el móvil y sin instalar nada.
Disponibilidad · ejemploVie 16Sáb 17Dom 18Montaje ✓Barra ✓Llevo coche · 3 plazas - 2
Klar reparte personas y coches
Al cerrar la disponibilidad calcula el reparto de todos los eventos del día a la vez: cupos de servicio, montaje y barra, conductores y coches por ciudad de salida, con los menos kilómetros posibles.
Reparto · ejemplo- Sevilla41
- Córdoba22
- Palma del Río8
- 3
Tú revisas y confirmas
Ves cada evento, quién va, en qué coche y a qué hora sale. Puedes cambiar personas o conductores. Nada se envía hasta que lo confirmas.
Cambio antes de confirmar · ejemploEntra Marta G. · barra+Sale Pedro L.−Klar recoloca los coches con tu cambio. - 4
Cada persona recibe su aviso
Un WhatsApp con el evento, el lugar, sus tareas, horarios y coche, y dos botones para confirmar o decir que no puede. Si alguien no puede, Klar busca un sustituto.
WhatsApp · ejemploHola, Lucía. Tienes evento el sábado 17:
📍 Hacienda en Carmona
Montaje y servicio · llegada 11:30🚗 Ida: sales de Sevilla a las 10:52. Conduces tú, con Ana, Rocío y Sara.
10:02Confirmar asistenciaNo puedo asistir
El mismo equipo, mejor repartido.
Klar no toca tus cupos ni tus tarifas: tú decides cuántas personas van y cuánto cobran. Lo que ahorra está en cómo llegan y en el tiempo que dedicas a organizarlo.
- Desplazamientos
Menos kilómetros pagados
Elige al personal más cercano a cada evento y llena los coches, calculando todos los eventos del día a la vez. Menos coches significa menos conductores cobrando kilómetros.
Ejemplo · 19 personasA manoCon Klar - Tiempo
Menos horas organizando
De preguntar uno a uno, cuadrar el Excel y volver a avisar, a revisar una propuesta y confirmarla. Las bajas se resuelven con sustitutos propuestos.
Ejemplo · organizar una semanaA manodías de mensajesCon Klarrevisar y confirmar - Errores
Menos errores que cuestan dinero
Nadie asignado a dos eventos el mismo día, cupos siempre cubiertos y pagos calculados con tus tarifas, sin sumar a mano.
Sin dobles reservasCupos cubiertosPagos con tus tarifas
¿Cuánto te cuesta hoy organizar al personal?
Mueve los valores con los datos de tu empresa. El cálculo se hace con tus números, no con promesas nuestras.
Es tu coste actual, no un ahorro garantizado. Cuánto se reduce con Klar lo medimos contigo durante el piloto.
Solicitar demoHecho para cómo trabaja un catering de verdad.
Varios eventos, un solo cálculo
Reparte entre todos los eventos del día a la vez, no evento por evento, para que nadie viaje más de la cuenta.
Coches de ida y vuelta
Conductores, pasajeros y hora de salida desde cada ciudad. Vuelta tras el servicio o tras la barra, y montaje del día anterior.
Ida · 10:52Vuelta · 01:30Km del conductor pagados4 plazasMontaje, servicio y barra
Cupos exactos por evento y solo para quien tiene esa capacidad en su ficha.
Sustituciones
Agrupa los rechazos y propone sustitutos. Nunca vuelve a elegir a quien dijo que no para ese día.
Pagos calculados
Servicio, montaje, horas de barra, kilómetros del conductor y desplazamiento, con tus propias tarifas.
Tu plantilla desde Excel
Importa cientos de fichas de una vez y exporta cada reparto a PDF, Excel o CSV.
Un reparto que puedes comprobar, con los datos de tu equipo protegidos.
Matemáticas, no IA
El reparto lo calcula un optimizador matemático: con los mismos datos, el mismo resultado. Un verificador independiente revisa cupos, coches y horarios antes de proponerlo.
Tu instalación, aparte
Cada empresa tiene su propia instalación y base de datos. No se comparten datos entre clientes.
Datos sensibles cifrados
DNI, IBAN y número de la Seguridad Social se guardan cifrados y con acceso restringido. Copias de seguridad cifradas en la Unión Europea.
WhatsApp oficial
Usa la plataforma oficial de WhatsApp Business, con mensajes de plantilla y confirmación de entrega y lectura.
Buscamos pocas empresas para el piloto.
Klar está desarrollado y probado con datos de prueba. Ahora queremos ponerlo en marcha con eventos reales, junto a un número pequeño de caterings, acompañándoos paso a paso.
Qué incluye el piloto
- Puesta en marcha con tus ciudades, puntos de encuentro y tarifas
- Importación de tu plantilla desde Excel
- Acompañamiento en los primeros eventos reales
- Ajustes según lo que necesite tu encargado
Lo que suelen preguntarnos.
¿Mis trabajadores tienen que instalar algo?
No. Marcan su disponibilidad en un enlace desde el móvil, identificándose con su teléfono y fecha de nacimiento, y reciben los avisos en su WhatsApp de siempre.
¿Puedo cambiar el reparto que propone Klar?
Sí. Todo es una propuesta hasta que la confirmas. Puedes sustituir personas, cambiar quién hace montaje o barra y elegir conductores; Klar recoloca los coches con tus cambios.
¿Qué pasa si alguien no puede ir?
La persona pulsa «No puedo asistir» en el mensaje. Klar busca sustitutos disponibles y te deja la propuesta para revisar o, si así lo configuras, la confirma solo.
¿Sirve para eventos en distintas provincias?
Sí. Calcula distancias y tiempos reales por carretera desde cada ciudad de salida hasta cada evento, y aplica el fijo de desplazamiento según la provincia.
¿Usa inteligencia artificial?
No para repartir ni para calcular pagos. Todo es cálculo determinista y comprobable: puedes ver por qué cada persona va donde va.
¿Dónde están mis datos?
En una instalación propia para tu empresa, en servidores en Europa, con copias cifradas. Antes de empezar firmamos el contrato de encargado del tratamiento.
¿Cuánto cuesta?
Depende del tamaño de tu plantilla y del número de eventos. Durante el piloto lo acordamos contigo según tu caso.
Te lo enseñamos con eventos como los tuyos.
Cuéntanos un poco de tu empresa y te escribimos para preparar una demostración de 30 minutos con datos de ejemplo.
¿Prefieres escribirnos? info@orionlabs.es